Tietosuoja

Rekisteriseloste

  1. Rekisterin ylläpitäjä

Laajasalon palloseura LPS ry
Murahaisenpolku 4
00840 Helsinki

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mia Stierncreutz
Hallintopäällikkö
040-5098758
mia(a)laajasalonpalloseura.fi

  1. Rekistereiden nimet

myClub –Jäsenrekisteri, kotisivut, tapahtumiin ilmoittautuminen
Procountor –kirjanpitojärjestelmä
S2s –Valmennuksen suunnittelu

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Laajasalon palloseura LPS ry:n ja Palloliiton palveluiden toimittamiseksi sekä näiden palvelujen käyttämiseen liittyvien tiedotteiden toimittamiseen.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on jäsenyyssuhde. Yhdistyksen jäsenluettelon pitämistä koskevan yhdistyslain (503/1989) 11 §:n pääsäännön mukaan yhdistykset saavat pitää luetteloa omista jäsenistään, koska niillä on tähän lakiperusteinen velvollisuus.

  1. Rekistereiden tietosisältö

- Nimi
- Osoite
- Syntymäaika
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Pelinumero
- PalloID numero
- Toimintaan osallistumisen kannalta merkittävät terveystiedot
- Kuvauslupa

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja lisätään rekisteriin käyttäjien itsensä toimesta tai heidän pyynnöstään Laajasalon palloseuran palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Laajasalon palloseuran toimesta.

Käytämme tässä tietosuojakäytännössä eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. LPS:n tietoverkko ja laitteisto, joilla rekisterit sijaitsee, on suojattu palomuurilla sekä muilla turvallisuustason takaavilla teknisillä toimenpiteillä.


Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan minkälaisia tietoja Laajasalon palloseuran ja Palloliiton jäsenyyteen liittyen pelaajalta ja /tai hänen huoltajaltaan kerätään, missä niitä säilytetään, kuka tietoja käsittelee ja mitä sitten jos tietoja ei haluta antaa käsiteltäväksi. Lopussa kerrotaan miten suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi antaa ja miten sen voi peruuttaa.

1. Laajasalon palloseuran jäsen- ja laskutusrekisterin myClubin ylläpitoa varten tarvitsemme jäseneltä ja alle 18-vuotiaan jäsenen osalta lisäksi hänen huoltajansa:

- Etunimen ja sukunimen (Jäsenrekisterissä pelaajan / toimihenkilön identifiointia varten)
- Sukupuolen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)
- Sähköpostiosoitteen (jäsenkirjeiden mm. vuosikokouskutsun toimittamista varten)
- Syntymäajan (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)
- Kotiosoitteen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit, joissa kysytään jäsenpohjan asuinpaikkaa.)
- Matkapuhelinnumeron (kiireellisiä viestejä varten mm. vuoroperuutukset, tapaturmat tms.)
- Sellaiset pelaajan terveyteen / osaamisen liittyvät tiedot, jotka voivat vaikuttaa hänen osallistumiseensa seuran /joukkueen tapahtumiin (mm. allergiat, sairaudet, lääkitykset, uimataito)
- Osallistumishistorian (perhekohtaiseen liittymismaksuun liittyen säilytämme myös tauolla olevien tai lopettaneiden pelaajien tiedot rekisterissä)

1.2. myClub -järjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät, joukkueiden johtajat, taloudenhoitajat ja vastuuvalmentajat. Joukkueiden johtajat ja taloudenhoitajat näkevät oman joukkueensa pelaajien henkilötiedot, osallistumishistorian sekä pelaajille luodut laskut.

Lisäksi Laajasalon palloseuran tilintarkastaja ja kirjanpitäjä voi tarkastella järjestelmästä tietoja, jotka liittyvät seuran rahaliikenteeseen.

Järjestelmästä voidaan ottaa ulos raportteja mm. koskien pelaajien yhteys- ja terveystietoja kun joukkue matkustaa tai pelaaja osallistuu seuran järjestämille leireille. Tällöin raportista poistetaan sellaiset tiedot, jotka eivät kyseisen tapahtuman suhteen ole oleellisia.

Pelaaja ja alaikäisen pelaajan kohdalla huoltaja pääsee näkemään ja päivittämään omia tietojaan /lapsensa tietoja järjestelmässä omilla tunnuksillaan.

1.3. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hän ei voi liittyä seuran varsinaiseksi jäseneksi tai osallistua seuran järjestämään kerho-, harrastus- tai kilpatoimintaan.

2. Kirjanpito-ohjelmaa varten tarvitsemme seuran taloudenhoitajien sekä palkan-/palkkionsaajilta:

- Etunimen ja sukunimen (henkilön identifiointia varten)
- Sosiaaliturvatunnuksen loppuosineen (henkilön identifiointia ja palkanmaksua sekä palkkaraportteja varten)
- Sähköpostiosoitteen (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)
- Matkapuhelinnumeron (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)
- Kotiosoitteen (palkanmaksua varten)

2.1. Tätä järjestelmää käyttää seuran päätoimiset työntekijät hallintopäällikkö ja toiminnanjohtaja. Joukkueiden taloudenhoitajat näkevät järjestelmästä oman joukkueensa toimintaan liittyviä dokumentteja, ja kulukorvauksia tehdessään käsittelevät oman joukkueen toimihenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi tilitoimiston edustajat (mm. Kirjanpitäjä ja palkanmaksusta vastaava) näkevät järjestelmään rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot.

2.2. Mikäli palkattava henkilö tai valittu taloudenhoitaja kieltäytyy antamasta tarvittavia henkilötietoja, hän ei voi toimia seurassa kyseisessä toimessa.

3. Some -kanavat ja seuran kotisivut

Laajasalon palloseuralla on käytössään seuraavia some –kanavia; Facebook, Instgram ja Twitter. Pääasiassa some –kanavissa näkyvät kuvat ovat ulkona kaikille avoimessa tilassa (harjoitus- tai pelitilanteissa) ja uutisointia varten otettuja. Näistä kuvista on mahdollista tunnistaa pelaaja joukkueen nimen, pelaajan pelinumeron tai kasvojen piirteiden avulla. Erittäin harvoin kuvan yhteydessä mainitaan kuvattavien nimi.

Joukkueilla voi olla omia suljettuja ja salaisia some –kanavia, joiden päivityksestä vastaa joukkueen valitut päivittäjät. Tällöin kuvat ovat näkyvissä ainoastaan rajalliselle yleisölle eli joukkueen omille jäsenille ja mahdollisesti heidän perheilleen.

Seuran kotisivuilla, joukkueen etusivulla on näkyvissä joukkuekuva. Kuvan yhteydessä ei ole pelaajien nimiä.

3.1. Some –kanavien päivittäjiä ovat seuran päätoimiset ja osa-aikaiset työntekijät sekä muutamat valitut luottotoimihenkilöt joukkueista. Seuran virallisiin some -kanaviin päätyneet kuvat ovat julkisesti katsottavissa. Kotisivujen päivittäjiä ovat seuran työntekijät, viestinnästä vastaavat sekä joukkueiden johtajat ja kotisivujen päivittäjät.

3.2. Pelaaja voi kieltää tunnistettavien kuviensa näkymisen seuran virallisissa some -kanavissa ja pyydettäessä aina poistamme tunnistettavan kuvan somesta ja kotisivuilta. Kotisivuille laitettava joukkuekuva otetaan seuran virallisessa kuvauspäivässä. Kuvaustilanteeseen / joukkuekuvaan ei kannata tulla paikalle lainkaan, mikäli ei halua näkyä seuran kotisivuilla tai seuran julkaisuissa. Joukkuekuvaa käytetään tarvittaessa myös joukkuetta koskevissa uutisissa.

4. Muut järjestelmät

Seuran joukkueissa saattaa olla käytössä joukkueen sisäisiä järjestelmiä, kuten s2s-valmennussivusto, joukkueen sisäisiä some -kanavia tai muita vastaavia. Näihin järjestelmiin liittyvät henkilötietojen keräämiseen ja säilyttämiseen liittyvän suostumukset sisältyvät myClubissa annettuun suostumukseen. Siitä mitä tietoja kukakin näihin antaa, voi tarvittaessa sopia joukkueen toimijoiden kanssa.

5. Suostumuksen antaminen ja luvan peruuttaminen

Suostumusta tietojen antamiseen näihin yllämainittuihin rekistereihin kysytään seuran toimintaan liityttäessä. Luvan voi antaa sähköisesti myClubissa tai kirjallisesti henkilötietolomakkeeseen rastittamalla.

Luvan voi perua kirjallisesti siitä ilmoittamalla rekisterinpitäjän nimeämälle yhteyshenkilölle.

 

Image