Tietosuoja



Tässä selosteessa kerrotaan minkälaisia tietoja Laajasalon palloseuran ja Palloliiton jäsenyyteen liittyen pelaajalta ja /tai hänen huoltajaltaan kerätään, missä niitä säilytetään, kuka tietoja käsittelee ja mitä sitten jos tietoja ei haluta antaa käsiteltäväksi. Lopussa kerrotaan miten suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi antaa ja miten sen voi peruuttaa.

1. Laajasalon palloseuran jäsen- ja laskutusrekisterin ylläpitoa varten tarvitsemme jäseneltä ja alle 18-vuotiaan jäsenen osalta lisäksi hänen huoltajansa:

- Etunimen ja sukunimen (Jäsenrekisterissä pelaajan / toimihenkilön identifiointia varten)

- Sukupuolen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)

- Sähköpostiosoitteen (jäsenkirjeiden mm. vuosikokouskutsun toimittamista varten)

- Syntymäajan (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)

- Kotiosoitteen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Helsingin kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit, joissa kysytään jäsenpohjan asuinpaikkaa.)

- Matkapuhelinnumeron (kiireellisiä viestejä varten mm. vuoroperuutukset, tapaturmat tms.)

- Sellaiset pelaajan terveyteen / osaamisen liittyvät tiedot, jotka voivat vaikuttaa hänen osallistumiseensa seuran /joukkueen tapahtumiin (mm. allergiat, sairaudet, lääkitykset, uimataito)

- Osallistumishistorian (perhekohtaiseen liittymismaksuun liittyen säilytämme myös tauolla olevien tai lopettaneiden pelaajien tiedot rekisterissä)

 

1.1. Tätä jäsentieto -järjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät, joukkueiden johtajat ja taloudenhoitajat. Joukkueiden johtajat ja taloudenhoitajat näkevät oman joukkueensa pelaajien henkilötiedot, osallistumishistorian sekä pelaajille luodut laskut.

Lisäksi Laajasalon palloseuran tilintarkastaja ja kirjanpitäjä voi tarkastella järjestelmästä tietoja, jotka liittyvät seuran rahaliikenteeseen.

Järjestelmästä voidaan ottaa ulos raportteja mm. koskien pelaajien yhteys- ja terveystietoja kun joukkue matkustaa tai pelaaja osallistuu seuran järjestämille leireille. Tällöin raportista poistetaan sellaiset tiedot, jotka eivät kyseisen tapahtuman suhteen ole oleellisia.

Pelaaja ja alaikäisen pelaajan kohdalla huoltaja pääsee näkemään ja päivittämään omia tietojaan /lapsensa tietoja järjestelmässä omilla tunnuksillaan.

 

1.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hän ei voi liittyä seuran varsinaiseksi jäseneksi tai osallistua seuran järjestämään kerho-, harrastus- tai kilpatoimintaan.

  

2. Palloliiton jäsenrekisteriä sekä lisenssi- ja vakuutusasioiden hoitoa varten tarvitsemme pelaajan, toimihenkilön ja alle 18-vuotiaan pelaajan osalta lisäksi hänen huoltajansa

- Etunimen ja sukunimen

- Sukupuolen

- Sähköpostiosoitteen

- Syntymäajan ja paikan

- Kotiosoitteen

- Matkapuhelinnumeron

- Pelaajilta, joiden kansallisuus on muu kuin Suomi, tarvitaan lisäksi passikopio pelaajan rekisteröintiä varten.

 

2.1. Tätä järjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät, tällä hetkellä hallintopäällikkö ja oppisopimusopiskelija. Lisäksi Palloliiton edustajat näkevät rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot, pelipassien ja/tai vakuutuksien voimassaoloajat.

Pelaaja ja alaikäisen pelaajan kohdalla huoltaja pääsee näkemään ja päivittämään omia tietojaan /lapsensa tietoja järjestelmässä omilla tunnuksillaan.

 

2.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta seuran edustajille Palloliiton jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hänen tulee hoitaa pelipassi- ja vakuutukseen liittyvät asiat itse. Mikäli alaikäisellä pelaajalla on oma kilpaurheilun kattava vakuutus olemassa, hänen tulee ennen kilpatoimintaan osallistumista toimittaa vakuutustodistus joukkueenjohtajalle.

Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta Pelipaikka –rekisteriin tarvittavia tietoja kokonaan, hän ei voi osallistua seuran järjestämään harrastus- /kilpatoimintaan. Kerhotoiminnassa voi olla mukana.

 

3. Kirjanpito-ohjelmaa varten tarvitsemme seuran taloudenhoitajien sekä palkan-/palkkionsaajilta:

- Etunimen ja sukunimen (henkilön identifiointia varten)

- Sosiaaliturvatunnuksen loppuosineen (henkilön identifiointia ja palkanmaksua sekä palkkaraportteja varten)

- Sähköpostiosoitteen (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)

- Matkapuhelinnumeron (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)

- Kotiosoitteen (palkanmaksua varten)

 

3.1. Tätä järjestelmää käyttää seuran päätoiminen työntekijä hallintopäällikkö sekä erikseen nimitetty seuran taloudesta vastaava hallituksen edustaja. Joukkueiden taloudenhoitajat näkevät järjestelmästä oman joukkueensa toimintaan liittyviä dokumentteja ja kulukorvauksia tehdessään käsittelevät oman joukkueen toimihenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi tilitoimiston edustajat (mm. Kirjanpitäjä ja palkanmaksusta vastaava) näkevät järjestelmään rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot.

 

3.2. Mikäli palkattava henkilö tai valittu taloudenhoitaja kieltäytyy antamasta tarvittavia henkilötietoja, hän ei voi toimia seurassa kyseisessä toimessa. 

 

4. Taso –järjestelmä

Palloliiton pelitoimintaa varten siirtyy Pelipaikka- järjestelmästä Taso –järjestelmään pelaajan etu- ja sukunimi. Lisäksi tasoon lisätään pelaajan pelinumero otteluita varten tulostettavaan ottelupöytäkirjaan. Joukkueen peleihin osallistuvilta toimihenkilöiden osalta ottelupöytäkirjassa saattaa nimen lisäksi näkyä puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhteystiedot ottelupöytäkirjassa ovat viestin kulkua varten.
 

4.1. Taso -järjestelmää käyttävät pääasiassa joukkueenjohtajat tai joukkueen valitsema ottelutapahtumista vastaava henkilö. Järjestelmässä olevia tietoja näkevät myös seuran pääkäyttäjät, joita ovat päätoimiset työntekijät sekä Palloliiton työntekijät. Ottelupöytäkirjat ovat pelin jälkeen näkyvissä Palloliiton tulospalvelussa ottelun kohdalla linkin takana.

4.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta henkilötietoja tähän rekisteriin, hän ei voi osallistua seuran järjestämään harrastus- /kilpatoimintaan. Kerhotoiminnassa voi olla mukana.

 

5. Some -kanavat ja seuran kotisivut

Laajasalon palloseuralla on käytössään seuraavia some –kanavia; Facebook, Instgram ja Twitter. Pääasiassa some –kanavissa näkyvät kuvat ovat ulkona kaikille avoimessa tilassa (harjoitus- tai pelitilanteissa) ja uutisointia varten otettuja. Näistä kuvista on mahdollista tunnistaa pelaaja joukkueen nimen, pelaajan pelinumeron tai kasvojen piirteiden avulla. Erittäin harvoin kuvan yhteydessä mainitaan kuvattavien nimi.

Joukkueilla voi olla omia suljettuja ja salaisia some –kanavia, joiden päivityksestä vastaa joukkueen valitut päivittäjät. Tällöin kuvat ovat näkyvissä ainoastaan rajalliselle yleisölle eli joukkueen omille jäsenille ja mahdollisesti heidän perheilleen.

Seuran kotisivuilla, joukkueen etusivulla on näkyvissä joukkuekuva. Kuvan yhteydessä ei ole pelaajien nimiä. Pelaajat –alasivulle on mahdollista lisätä joukkueen pelaajien kasvokuvat ja nimet, halutessaan myös pelinumeron sekä muita pelaajien haluamia tietoja. Kotisivujen pelaajaluettelo voi olla myös pelkkä nimilista. Pelaajan kohdalla voi olla näkyvissä vain etunimi, mikäli pelaaja / pelaajan huoltaja näin toivoo.
 

5.1. Some –kanavien päivittäjiä ovat seuran päätoimiset ja osa-aikaiset työntekijät sekä muutamat valitut luottotoimihenkilöt joukkueista. Seuran virallisiin some -kanaviin päätyneet kuvat ovat julkisesti katsottavissa. Kotisivujen päivittäjiä ovat seuran työntekijät, viestinnästä vastaavat sekä joukkueiden johtajat ja kotisivujen päivittäjät.
 

5.2. Pelaaja voi kieltää tunnistettavien kuviensa näkymisen seuran virallisissa some -kanavissa ja pyydettäessä aina poistamme tunnistettavan kuvan somesta ja kotisivuilta. Kotisivuille laitettava joukkuekuva otetaan seuran virallisessa kuvauspäivässä. Kuvaustilanteeseen / joukkuekuvaan ei kannata tulla paikalle lainkaan, mikäli ei halua näkyä seuran kotisivuilla tai seuran julkaisuissa. Joukkuekuvaa käytetään tarvittaessa myös joukkuetta koskevissa uutisissa.


 
6. Muut järjestelmät

Seuran joukkueissa saattaa olla käytössä joukkueen sisäisiä järjestelmiä, kuten s2s-valmennussivusto tai Nimenhuuto -ilmoittautumisjärjestelmä, joukkueen sisäisiä some -kanavia  tai muita vastaavia. Näihin järjestelmiin liittyvät henkilötietojen keräämiseen ja säilyttämiseen liittyvän suostumukset sisältyvät Neptonissa annettuun suostumukseen. Siitä mitä tietoja kukakin näihin antaa, voi tarvittaessa sopia joukkueen toimijoiden kanssa.

7. Suostumuksen antaminen ja luvan peruuttaminen

Suostumusta tietojen antamiseen näihin yllämainittuihin rekistereihin kysytään seuran toimintaan liityttäessä. Luvan voi antaa sähköisesti jäsenrekisterissä tai kirjallisesti henkilötietolomakkeeseen rastittamalla. 

Luvan voi perua kirjallisesti siitä ilmoittamalla.

 

 

Yhteistyössä